Wissenswertes
5 kleine Übungen, mit denen Sie Ihre interne und externe Kommunikation aufeinander abstimmen können.
Falls Ihr Vertriebsteam Ihr Unternehmen anders beschreibt als auf Ihrer Website und/oder in anderen Marketingmaterialien, dann haben Sie ein Problem. Aber keine Sorge – das können Sie beheben. Tauchen Sie ein in diesen Blog und erhalten Sie fünf praktische Übungen, mit denen Sie Diskrepanzen erkennen und Ihre internen und externen Botschaften neu ausrichten können.
Die Abstimmung Ihrer internen und externen Kommunikation ist einfach die Gewohnheit, sicherzustellen, dass die Geschichte, die Sie in Ihrem Unternehmen erzählen, mit der Geschichte übereinstimmt, die Sie nach außen hin kommunizieren. Ihre Website, Broschüren, Vertriebspräsentationen und sonstigen Marketingmaterialien repräsentieren Ihre Marke nur an der Oberfläche. Der Rest stammt von Ihren Mitarbeitern.
Wie? An der Art und Weise, in der sie über Ihr Unternehmen sprechen. Die Art und Weise, in der sie Ihre Werte beschreiben. Die Art und Weise, in der sie alltägliche Fragen beantworten.
Wenn allerdings interne und externe Botschaften nicht übereinstimmen, werden Kunden verwirrt. In einem Moment lesen Sie etwas und im nächsten hören Sie etwas ganz anderes. Und hier ist das Problem: Verwirrung ist der Feind von Vertrauen.
Und wenn es kein Vertrauen gibt… wer möchte schon bei jemandem kaufen oder mit jemandem zusammenarbeiten, dem man nicht vertraut. Niemand. Deshalb ist eine Abstimmung zwischen interner und externer Kommunikation so wichtig.
Wie finden Sie also heraus, ob es eine Diskrepanz zwischen Ihrer internen und externen Kommunikation gibt? Ihre Suche hat ein Ende – wir haben direkt hier 👇 eine schnelle Selbstüberprüfung zusammengestellt, die Sie selbst durchführen können.
REALITÄTSCHECK
Übung 1: Prüfen Sie Gemeinsamkeiten im Allgemeinen
Starten Sie mit dieser kleinen Überprüfung, um zu erkennen, ob Sie alle eine gemeinsame Basis haben oder ob es Anzeichen für eine interne-externe Diskrepanz gibt. Sie ist einfach und praxisnah – also keine Vorbereitung erforderlich.
Nutzen Sie diese einfache schrittweise Anleitung, um nach Gemeinsamkeiten zu suchen:
- Wählen Sie drei bis fünf Kollegen.
- Fragen Sie sie: „Wie würden Sie erklären, was wir tun und warum es so wertvoll ist – in einer Minute?“
- Notieren Sie sich, was sie sagen.
Dies ist ein schneller Test, aber äußerst effektiv in der Durchführung. Warum? Weil wenn Sie diese Beiträge für Übung 3 nutzen, zeigt sich fast immer, an welcher Stelle Kommunikation abweicht (sofern dies der Fall ist).exercise 3, it almost always reveals where communication has drifted (if that’s the case).
Übung 2: Realitätscheck mit kundenorientierten Kollegen
Ihre kundenorientierten Teams kennen Ihre Zielgruppen am besten. Sie hören Einwände, Fragen und Reaktionen lange bevor diese in Ihren Analysen auftauchen.
Nutzen Sie das, indem Sie diesen praktischen „Frontline-Test“ durchführen:
- Wählen Sie drei bis fünf Kollegen aus Vertrieb und/oder Support.
- Fragen Sie sie:
- „Welche Fragen stellen Kunden heute, die Sie vor sechs Monaten nicht gestellt haben?
- „Auf welchen Nutzen und welche Eigenschaften reagieren Kunden positiv?“
- „Welche Einwände kommen am häufigsten vor – und wie behandeln Sie diese?“
- Notieren Sie sich, was sie sagen.
Durch diesen Test werden die Unterschiede zwischen Ihren Marketing-Botschaften und den Einwänden aus der Realität offengelegt. Aber denken Sie daran, Sie suchen nach Mustern, nicht nach einer perfekten Formulierung. Wenn sich ähnliche Fragen und Einwände bei mehreren Kollegen zeigen, dann haben Sie Ihre vorrangigen Bereiche gefunden.
Übung 3: Prüfen Sie Ihre Materialien aus Sicht eines Kunden
Dies ist der Vergleichsschritt. Tragen Sie daher Ihre Notizen aus den Übungen 1 und 2 zusammen, da Übung 3 Ihnen hilft zu erkennen, ob es an Ihren Materialien liegt oder ob Ihre interne Kommunikation aktualisiert werden muss.
Testen Sie diesen aus fünf Schritten bestehenden Materialcheck:
- Lesen Sie die Startseite Ihrer Website laut vor.
- Lesen Sie wichtige Teile Ihrer Broschüre, Ihrer Vertriebspräsentationen oder anderer Marketingmaterialien.
- Vergleichen Sie sie mit der Formulierung, die von Ihren Kollegen in den Übungen 1 und 2 verwendet wurde.
- Was soll verglichen werden:
- Beschreiben sie den- bzw. dieselben zentralen Werte?
- Verwenden sie dieselben Begriffe, die Sie extern verwenden?
- Betonen sie dieselben Stärken, die Sie in Ihren Materialien promoten?
- Sind die Erläuterungen der Mitarbeiter einfacher oder komplizierter als Ihre externen Botschaften?
- Machen interne Teams Versprechungen, die Ihre Materialien nicht halten (oder umgekehrt)?
- Kennzeichnen Sie, an welcher Stelle Ihre Sprache, Ihre Ansprüche oder Prioritäten nicht übereinstimmen.
- Entscheiden Sie, ob Ihre externen Materialien oder Ihre interne Kommunikation aktualisiert werden sollte.
- Hinweis: Überlegen Sie, ob:
- Ihr Team bereits über neue Kundenbedürfnisse spricht ➡️ Aktualisieren Sie Ihre Materialien, damit sie übereinstimmen.
- Ihre Materialien aktuell sind, aber das Team sie nicht verwendet ➡️ Verstärken Sie die Botschaft intern.
Sie haben jetzt „diagnostiziert“, wo die Diskrepanzen liegen, und entschieden, wo Aktualisierungen vorgenommen werden sollten – Glückwunsch 🙌. Gehen wir jetzt einen Schritt weiter.
Folgen Sie den nächsten Übungen, um einfache Prozesse einzurichten, die Ihnen dabei helfen, künftige Diskrepanzen zwischen der internen und externen Kommunikation zu erfassen, bevor sie zu viel Verwirrung stiften.
KONTINUIERLICHES ABSTIMMEN
Übung 4: Kreieren Sie ein gemeinsames Cheat Sheet für Botschaften
Um sicherzustellen, dass alle sich intern einig sind, ist ein gemeinsamer Cheat Sheet für Botschaften der richtige Weg. Aber warten Sie einen Moment, bevor Sie auf dem Absatz kehrt machen – weil Sie davon ausgehen, dass hierzu laaange und langweilige Branding-Dokumente gehören. So ist es nicht!
Ein Cheat Sheet für Botschaften ist ein simples Tool, das Ihr Team tagtäglich nutzen kann, um Konsistenz zu wahren. Es ist kurz und auf den Punkt, um sicherzustellen, dass es für Ihr Team tatsächlich von Nutzen ist.
Hier finden Sie einige Vorschläge dazu, was Sie in Ihren Cheat Sheet für Botschaften aufnehmen können:
- Eine zentrale Botschaft in einem Satz
- Ein kurzer Fahrstuhl-Pitch
- Die drei bis fünf Vorteile, die Kunden am wichtigsten sind
- Eine einfach Terminologieliste
- Aktualisierte Formulierungen für Produkte, Dienstleistungen oder Lösungen
Teilen Sie dies mit dem gesamten Team und nehmen Sie sich 5 Minuten Zeit, diese in einem Meeting durchzugehen. Dieser Cheat Sheet hilft jedem, Ihre Organisation auf dieselbe Art und Weise zu beschreiben – ohne Skripterstellung oder Einschränkung.
Tipps für Lebendigkeit:
- Beschränken Sie sich auf eine Seite.
- Legen Sie es dort ab, wo jeder es finden kann (nicht in Ordnern vergraben).
- Aktualisieren Sie ihn immer dann, wenn Sie Ihre Materialien oder Prioritäten aktualisieren.
- Nutzen Sie ihn im Rahmen der Eingliederung neuer Kollegen.
Übung 5: Nehmen Sie Abstimmungen in Ihren monatlichen Workflow auf
Dieser Schritt kann einen gewaltigen Unterschied ausmachen (überspringen Sie ihn daher nicht). An dieser Stelle machen Sie aus einem einmaligen Projekt eine fortlaufende Abstimmungsroutine. Und diese macht Ihre Arbeit, alles aufeinander abzustimmen, um so vieles einfacher.
Richten Sie diese einfachen monatlichen Routinen ein:
- Nehmen Sie einen 5-minütigen „Botschaftsabgleich“ in Ihre Teammeetings auf.
- Regen Sie Teams an, Diskrepanzen zu kennzeichnen, sobald sie diese erkennen.
- Fragen Sie den Vertrieb einmal im Monat: „Was haben die Kunden kürzlich gesagt?“
- Bringen Sie Kollegen auf den neuesten Stand, wenn sich Marketingmaterialien ändern.
- Überprüfen Sie jeden Monat ein Marketingmaterial, anstatt ein Jahr zu warten.
Diese Mikroroutinen verhindern, dass aus kleinen Veränderungen schwerwiegende Unstimmigkeiten werden – und ersparen Ihnen künftig viel Arbeit.
Fangen Sie an, Ihre Marke von innen heraus zu stärken
Und fertig! Praktische Tipps, mit denen Sie die Abstimmung Ihrer internen und externen Kommunikation gut organisiert und vorbereitet haben.
Sobald Sie dies zu Ihrer Routine gemacht haben, werden Sie feststellen, wie einfach eine Abstimmung tatsächlich ist. Sie müssen lediglich sicherstellen, dass die Geschichte, die Sie intern erzählen, mit der Geschichte, die Sie extern kommunizieren, übereinstimmt. Und wenn Ihr Team und Ihre Materialien dieselbe Botschaft verstärken, spüren Kunden das.
Und ja, genau an dieser Stelle wächst Vertrauen schneller.
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